Si mañana quisieras preparar una formación de IA in-company, ¿qué le preguntarías?
Yo empezaría por algo que cualquiera puede responder, también quien se acerca a la inteligencia artificial por primera vez.
¿En qué tarea de esta semana te habría venido bien un poco de ayuda?
Quizá alguien te hable del tiempo que dedica a preparar una propuesta.
Otra persona puede contarte que, cada vez que recibe una reclamación, tiene que leer seis correos para reconstruir lo ocurrido. Y puede que alguien ya utilice IA para resumir esos correos y quiera saber qué datos puede compartir y cómo comprobar que el resumen es fiel a la conversación.
Ahí tienes tres posibles puntos de partida para una formación de IA in-company.
Cuando diseño una formación de IA in-company, parto de lo que quiere conseguir la empresa y de lo que necesitan aprender las personas que van a participar.
Es importante que tu equipo se reconozca en los ejercicios y pueda aprovechar lo aprendido al volver a su puesto.
Qué incluye una formación de IA in-company
Para quien está empezando, ver una demostración y hacer una primera prueba puede ser justo lo que necesita.
A partir de ahí, lo interesante es acercar la práctica a una situación que esa persona vaya a encontrarse en el trabajo.
Imagina que tu equipo quiere utilizar la IA para redactar actas de reuniones. En unos minutos puedes enseñarle a generar un resumen.
Ahora ponte en el lugar de quien va a enviarlo. En el borrador pone que la entrega será el viernes. ¿El cliente confirmó esa fecha o alguien la propuso durante la conversación?
La diferencia cabe en una palabra, pero cambia lo que tu empresa se compromete a hacer.
Ese detalle merece un hueco en la formación. Podemos practicar cómo distinguir una propuesta de un acuerdo, localizar el momento de la conversación que lo respalda y decidir qué conviene confirmar antes de enviar el acta.
Los modelos evolucionan y las aplicaciones incorporan funciones nuevas.
Si mañana cambia la herramienta que utiliza tu empresa, quizá tengas que aprender dónde está ahora una opción.
El criterio para revisar ese acuerdo te seguirá sirviendo.
Qué es necesario saber antes de definir un temario
Cuando se desea preparar una formación de IA in-company, es importante escuchar tanto a quien la organiza como a quienes van a participar.
Cada persona conoce una parte distinta del trabajo. Desde dirección quizá quieras acortar los tiempos de respuesta al cliente.
Quien atiende las consultas puede explicarte que dedica buena parte de la mañana a buscar antecedentes y que redactar el correo apenas le lleva cinco minutos.
Saber eso cambia el ejercicio que se va a preparar.
Estas son las preguntas que yo llevaría a esa primera conversación.
- ¿Qué te gustaría que el equipo supiera hacer al terminar? «Aprender a usar la IA» marca una dirección. «Preparar una respuesta a una reclamación y contrastar los datos con el expediente» ya me permite diseñar una práctica.
- ¿Quién hace esa tarea y quién responde por el resultado? La persona que redacta el correo necesita practicar cómo explicar lo ocurrido. Quien aprueba una compensación necesita saber qué comprobar antes de dar el visto bueno.
- ¿Cómo resolvéis la tarea hoy? Me interesa conocer los documentos que consultáis, las herramientas que tenéis autorizadas y el paso que os lleva más tiempo.
- ¿Qué experiencia tiene cada participante? Alguien puede necesitar acompañamiento en su primera prueba. Otra persona quizá utilice IA a diario y quiera afinar la manera de revisar sus respuestas. Puedo preparar ejercicios que tengan sentido para ambas.
También suelo revisar con la empresa su política interna de uso de IA y las orientaciones oficiales que afecten a su actividad.
Puedes consultar la información oficial de la Comisión Europea sobre la Ley de IA como referencia general.
El sector también cambia el contenido.
En una correduría de seguros, explicar una cobertura exige consultar las condiciones de la póliza que corresponda.
En una empresa industrial, responder a una duda de mantenimiento puede depender de localizar la ficha técnica de un modelo concreto.
Y dentro de esa misma empresa, quien atiende al cliente y quien revisa la maquinaria necesitan extraer información distinta de la misma ficha.
Ese nivel de detalle es el conveniente antes de cerrar el programa.
Cómo convertir una necesidad del equipo en un índice formativo
Volvamos al equipo que recibe reclamaciones.
Imagina que ya dispone de una herramienta de IA autorizada y quiere utilizarla para preparar respuestas.
En una formación de IA in-company centrada en ese caso, se puede proponer cuatro puntos en el índice.
- Reconstruir lo ocurrido. Trabajamos con un intercambio ficticio de correos. Pedimos a la IA que ordene los hechos y separe lo confirmado de lo pendiente. Después volvemos a los mensajes originales para comprobar su lectura.
- Preparar un borrador de respuesta. Decidimos qué necesita saber el cliente, qué podemos confirmar y qué tono encaja con la situación. Probamos dos versiones y comentamos cuál enviaríamos y por qué.
- Revisar los compromisos que asume la empresa. Contrastamos fechas, condiciones y próximos pasos con el expediente. Acordamos qué puede resolver la persona que atiende al cliente y en qué situaciones conviene consultar al responsable.
- Resolver una consulta nueva. Cada participante repite la práctica con otro ejemplo y explica cómo ha llegado a su respuesta. Con lo aprendido preparamos una guía breve que el equipo pueda usar en su puesto.
Así, cuando alguien te pregunte qué va a aprender, podrás responder con algo que le importa.
a a practicar cómo resolver una consulta que reconoce, con los criterios que después tendrá que aplicar por su cuenta.
También podrás decidir quién necesita asistir a cada parte.
Atención al cliente puede aprovechar más tiempo de práctica con los borradores.
Al responsable del área quizá le interese especialmente la revisión de compromisos y acordar con el equipo cuándo debe intervenir.
Esa decisión también forma parte del diseño de una formación a medida.
Qué preguntarle al formador antes de elegir una propuesta
Si estás valorando varias opciones, hay una pregunta que yo haría al profesional que va a impartir la formación. «Si en la misma sesión participan quien atiende una reclamación y quien aprueba la respuesta, ¿qué ejercicio prepararías para cada persona?»
La conversación que viene después puede decirte mucho sobre su experiencia.
Un formador especializado sabrá qué preguntarte sobre tu empresa, cómo incorporar la experiencia de los asistentes y qué observar durante la práctica.
Por mi parte, prefiero dejar espacio en el temario para lo que me cuenten quienes hacen ese trabajo a diario. Suelen conocer matices que desde fuera cuesta ver.
Si quieres hacerte una idea de cómo se traduce esto en la práctica, puedes ver ejemplos de formaciones que he impartido en distintos sectores, para empresas, pequeños negocios, organizaciones y organismos públicos.
Encontrarás, entre otras, propuestas para profesionales del seguro y para representantes sindicales.
Fíjate en cómo cambia lo que merece la pena enseñar según quién vaya a utilizarlo y para qué.
Ver ejemplos de mis formaciones en inteligencia artificial
Si estás pensando en organizar una formación de IA in-company, cuéntame quiénes participarían y qué tarea te gustaría que pudieran resolver mejor al volver a su puesto.
Con eso ya tenemos por dónde empezar a darle forma juntos.
